PDF schützen

Mit einem Öffnungspasswort wird der gesamte Inhalt des PDFs (Text, Bilder und Seiten) mit AES-256 verschlüsselt. Ein PDF-Reader kann nichts anzeigen, bis das Passwort eingegeben ist. Auf diesen Schutz kannst du dich verlassen, wenn du einen Vertrag, einen Kontoauszug, Befunde oder eine Gehaltsabrechnung per E-Mail schickst oder in einem geteilten Ordner ablegst.

Wähle das Passwort mit Bedacht. Die Anzeige unter dem Feld bewertet es von „Zu kurz“ bis „Stark“ und belohnt Länge und Vielfalt: Ein Passwort wird bei 8, 12 und 16 Zeichen stärker und wenn es Kleinbuchstaben, Großbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen mischt. Ein Passwort mit 12 oder mehr Zeichen, das drei dieser Arten mischt, gilt als „Gut“, mit 16 oder mehr Zeichen als „Stark“. Das Tool nimmt jedes Passwort mit mindestens 4 Zeichen an, aber kurze Passwörter lassen sich erraten. Schick das Passwort getrennt von der Datei, etwa per Telefon oder Kurznachricht statt in derselben E-Mail.

Unter „Personen mit dem Passwort erlauben, …“ sind drei Kästchen angehakt: zu drucken, Text und Bilder zu kopieren, und zu bearbeiten, Formulare auszufüllen und zu kommentieren. Entferne einen Haken, und das geschützte PDF bittet PDF-Reader, diese Aktion nicht zu erlauben. Das passt zu einer Preisliste, die gelesen, aber nicht gedruckt werden soll, oder zu einem Bericht, dessen Text nicht in andere Dokumente kopiert werden soll. Die Einschränkungen werden mit einem zweiten, zufälligen Passwort gesetzt, das niemand je sieht.

Kenne ihre Grenze: Einschränkungen sind eine Bitte an den PDF-Reader, kein Schloss. Die meisten Reader halten sich daran, manche Programme ignorieren sie, und wer die Datei öffnen kann, kann immer Bildschirmfotos machen. Was den Inhalt wirklich schützt, ist das Öffnungspasswort; Einschränkungen machen Missbrauch nur unbequemer. Lässt du alle drei Haken stehen, braucht die Datei nur das Passwort zum Öffnen.

Ein geschütztes PDF öffnet sich in jedem aktuellen PDF-Reader: Der Reader fragt nach dem Passwort, und danach sieht das Dokument genau so aus wie vorher. Manche sehr alte PDF-Programme können AES-256-Dateien nicht öffnen; wenn jemand deine Datei nicht öffnen kann, bitte ihn, seinen Reader zu aktualisieren.

Ein vergessenes Passwort lässt sich nicht wiederherstellen, weder von uns noch von sonst jemandem: Es wird nirgends gespeichert, und die Verschlüsselung ist so gebaut, dass das Erraten eines guten Passworts viel zu lange dauern würde. Bewahre es in einem Passwort-Manager auf. Um das Passwort zu ändern oder zu entfernen, öffne die Datei in PDF entsperren mit dem aktuellen Passwort, speichere die entsperrte Kopie und schütze sie hier erneut mit einem neuen Passwort. Ein PDF, das schon ein Passwort hat, wird hier mit demselben Hinweis abgelehnt.

Die meisten Online-Tools, die ein PDF mit Passwort versehen, laden Datei und Passwort auf ihren Server. Dieses nicht: Die Seite lädt einmal die Verschlüsselungs-Engine (qpdf, die in deinem Browser läuft), und die Verschlüsselung passiert dann auf deinem eigenen Computer oder Handy. Dokument und Passwort verlassen nie dein Gerät, und nach dem Schließen des Tabs wird nichts aufbewahrt.

Der Dateiname wird nicht verschlüsselt, schreib also keine Geheimnisse hinein. Ein Passwort schützt die ganze Datei; um Teile eines Dokuments vor dem Teilen endgültig zu entfernen, etwa eine Kontonummer oder eine Adresse, nutze vorher PDF schwärzen, und um den Autor und andere versteckte Angaben zu löschen, PDF-Metadaten entfernen.