Excel in PDF

Das häufigste Problem beim Drucken einer Tabelle ist die Spalte, die allein auf einer zweiten Seite landet. Mit „Spalten an Seite anpassen“, der Voreinstellung, wird jedes gewählte Tabellenblatt so skaliert, dass alle Spalten auf die Seitenbreite passen. Bei automatischer Ausrichtung bekommt ein Blatt, das breiter ist als eine Seite im Hochformat, eine Seite im Querformat, damit die Schrift so groß wie möglich bleibt; du kannst auch alle Seiten auf Hoch- oder Querformat setzen. „Originalgröße“ behält dagegen die Größen aus Excel, und Spalten, die nicht passen, gehen auf weiteren Seiten weiter, von links nach rechts.

„Erste Zeile auf jeder Seite wiederholen“ setzt die Kopfzeile oben auf jede neue Seite, damit eine lange Liste auch gedruckt lesbar bleibt. Gitternetzlinien zeichnen die dünnen Linien zwischen den Zellen wie am Bildschirm; schalte sie für einen saubereren Look aus, wenn das Blatt eigene Rahmen hat. Jede Seite trägt unten eine kleine Beschriftung mit dem Namen des Tabellenblatts und der Seitenzahl.

Werte erscheinen so, wie Excel sie anzeigt: Tausendertrennzeichen, Nachkommastellen, Prozente, Währungszeichen und Datumsangaben. Bei Formeln zeigt das PDF den letzten berechneten Wert, der in der Datei gespeichert ist. Fett- und Kursivschrift, Schriftfarben, Füllungen, Rahmen, Ausrichtung und verbundene Zellen bleiben erhalten, und langer Text läuft wie in Excel über leere Zellen rechts daneben. Ausgeblendete Tabellenblätter, Zeilen und Spalten bleiben ausgeblendet.

Manches wird noch nicht übernommen: Diagramme, Bilder und Formen der Arbeitsmappe fehlen, und das PDF nutzt Standardschriften statt der Schriften der Arbeitsmappe. Text in Englisch und den westeuropäischen Sprachen wird in Helvetica geschrieben, japanischer, Hindi- und russischer Text in Noto Sans, die der Konverter nur lädt, wenn ein Blatt solchen Text enthält. Zeichen, die keine Schrift hier hat, etwa Emojis, Arabisch oder Griechisch mit Akzenten, erscheinen als Fragezeichen; das Download-Fenster listet sie auf. Nimm für solche Blätter „Als PDF speichern“ in Excel oder „Als PDF herunterladen“ in Google Tabellen.

Das Tool öffnet .xlsx-Dateien, das Format, das Excel seit vielen Jahren nutzt, und .xlsm-Dateien, dasselbe Format mit Makros; Makros werden nie ausgeführt. Ältere .xls-Dateien haben ein anderes Format: Öffne sie in Excel, Google Tabellen oder LibreOffice Calc und speichere sie zuerst als .xlsx. Tabellen aus Google Tabellen, LibreOffice und Numbers funktionieren ebenfalls, wenn du sie als .xlsx herunterlädst oder exportierst.

Alle nicht ausgeblendeten Tabellenblätter werden mit ihrer Zeilenzahl aufgelistet und sind angehakt; entferne den Haken bei denen, die nicht ins PDF sollen. Jedes gewählte Blatt beginnt auf einer neuen Seite. Eine Arbeitsmappe mit Kennwort zum Öffnen lässt sich nicht lesen, weil ihr Inhalt verschlüsselt ist; entferne das Kennwort zuerst in Excel. Das PDF heißt wie deine Arbeitsmappe.

Die meisten Online-Konverter laden deine Arbeitsmappe auf ihre Server hoch und wandeln sie dort um. Excel in PDF nicht: Die Seite lädt den Konverter einmal, danach liest dein Browser die Arbeitsmappe und zeichnet das PDF auf deinem eigenen Computer oder Handy. Nichts wird irgendwohin gesendet, und du brauchst kein Konto.

Das zählt bei den Tabellen, die am häufigsten zu PDFs werden: Budgets und Abrechnungen, Rechnungen und Angebote, Preislisten, Lohnlisten und Schul- oder Projektberichte. Wenn du den Tab schließt, sind Arbeitsmappe und PDF aus dem Speicher verschwunden; bei uns wird nichts gespeichert.