Excel para PDF

O problema mais comum ao imprimir uma planilha é a coluna que fica sozinha em uma segunda página. Com “Ajustar colunas à página”, o padrão, cada planilha escolhida é redimensionada para que todas as colunas caibam na largura da página. Com a orientação automática, uma planilha mais larga que uma página em retrato ganha uma página em paisagem, para o texto ficar o maior possível; você também pode deixar todas as páginas em retrato ou em paisagem. “Tamanho real” mantém os tamanhos do Excel, e as colunas que não cabem continuam em páginas extras, da esquerda para a direita.

“Repetir a primeira linha em cada página” coloca a linha de cabeçalho no alto de cada página nova, para uma lista longa continuar fácil de ler impressa. As linhas de grade desenham as linhas finas entre as células, como na tela; desligue-as para um visual mais limpo quando a planilha tem bordas próprias. Cada página tem embaixo um pequeno rótulo com o nome da planilha e o número da página.

Os valores aparecem como o Excel mostra: separadores de milhar, casas decimais, porcentagens, símbolos de moeda e datas. Nas fórmulas, o PDF mostra o último valor calculado salvo no arquivo. Negrito e itálico, cores de fonte, preenchimentos, bordas, alinhamento e células mescladas são mantidos, e um texto longo continua sobre as células vazias à direita, como no Excel. Planilhas, linhas e colunas ocultas continuam ocultas.

Algumas coisas ainda não são convertidas: gráficos, imagens e formas da pasta de trabalho ficam de fora, e o PDF usa fontes padrão em vez das fontes da pasta. O texto em inglês e nos idiomas da Europa ocidental é escrito em Helvetica, e o texto em japonês, hindi e russo em Noto Sans, que o conversor só carrega quando uma planilha tem esse texto. Os caracteres que nenhuma fonte tem, como emojis, árabe ou grego com acentos, aparecem como ponto de interrogação; a janela de download lista esses caracteres. Para essas planilhas, use o “Salvar como PDF” do Excel ou o “Fazer download como PDF” do Google Planilhas.

A ferramenta abre arquivos .xlsx, o formato que o Excel usa há muitos anos, e arquivos .xlsm, o mesmo formato com macros; as macros nunca são executadas. Arquivos .xls antigos usam outro formato: abra-os no Excel, no Google Planilhas ou no LibreOffice Calc e salve como .xlsx antes. Planilhas do Google Planilhas, do LibreOffice e do Numbers também funcionam quando baixadas ou exportadas como .xlsx.

Todas as planilhas que não estão ocultas aparecem na lista com o número de linhas, e todas vêm marcadas; desmarque as que não quiser no PDF. Cada planilha escolhida começa em uma página nova. Uma pasta de trabalho protegida com senha de abertura não pode ser lida, porque o conteúdo é criptografado; remova a senha no Excel antes. O PDF recebe o nome da sua pasta de trabalho.

A maioria dos conversores online envia sua pasta de trabalho para os servidores deles e faz a conversão lá. O Excel para PDF não: a página carrega o conversor uma vez e, a partir daí, seu navegador lê a pasta de trabalho e desenha o PDF no seu próprio computador ou celular. Nada é enviado para lugar nenhum, e não é preciso criar conta.

Isso importa para as planilhas que as pessoas mais transformam em PDF: orçamentos e contas, notas e propostas, listas de preços, folhas de pagamento e relatórios escolares ou de projetos. Ao fechar a aba, a pasta de trabalho e o PDF somem da memória; nada fica guardado do nosso lado.