Excel a PDF

El problema más común al imprimir una hoja de cálculo es la columna que termina sola en una segunda página. Con «Ajustar columnas a la página», la opción predeterminada, cada hoja elegida se escala para que todas sus columnas entren en el ancho de la página. Con la orientación automática, una hoja más ancha que una página vertical recibe una página horizontal, así el texto queda lo más grande posible; también puedes hacer todas las páginas verticales u horizontales. «Tamaño real» conserva en cambio los tamaños de Excel, y las columnas que no entran siguen en páginas adicionales, de izquierda a derecha.

«Repetir la primera fila en cada página» pone la fila de encabezado arriba de cada página nueva, así una lista larga se sigue leyendo bien impresa. Las líneas de cuadrícula dibujan las líneas finas entre las celdas, como en pantalla; desactívalas para un aspecto más limpio cuando la hoja tiene sus propios bordes. Cada página lleva abajo una pequeña etiqueta con el nombre de la hoja y el número de página.

Los valores aparecen como los muestra Excel: separadores de miles, decimales, porcentajes, símbolos de moneda y fechas. En las fórmulas, el PDF muestra el último valor calculado guardado en el archivo. Se conservan la negrita y la cursiva, los colores de fuente, los rellenos, los bordes, la alineación y las celdas combinadas, y el texto largo continúa sobre las celdas vacías de la derecha, igual que en Excel. Las hojas, filas y columnas ocultas siguen ocultas.

Algunas cosas todavía no se convierten: los gráficos, las imágenes y las formas del libro quedan fuera, y el PDF usa fuentes estándar en lugar de las fuentes del libro. El texto en inglés y en los idiomas de Europa occidental se escribe en Helvetica, y el texto en japonés, hindi y ruso en Noto Sans, que el conversor carga solo cuando una hoja tiene ese texto. Los caracteres que no tiene ninguna fuente, como los emojis, el árabe o el griego con acentos, aparecen como un signo de interrogación; la ventana de descarga los enumera. Para esas hojas, usa la opción «Guardar como PDF» de Excel o «Descargar como PDF» de Google Sheets.

La herramienta abre archivos .xlsx, el formato que Excel usa desde hace muchos años, y archivos .xlsm, el mismo formato con macros; las macros nunca se ejecutan. Los archivos .xls antiguos usan otro formato: ábrelos en Excel, Google Sheets o LibreOffice Calc y guárdalos primero como .xlsx. Las hojas de cálculo de Google Sheets, LibreOffice y Numbers también funcionan si las descargas o exportas como .xlsx.

Todas las hojas que no están ocultas aparecen en la lista con su cantidad de filas, y todas están marcadas; desmarca las que no quieras en el PDF. Cada hoja elegida empieza en una página nueva. Un libro protegido con contraseña de apertura no se puede leer, porque su contenido está cifrado; quita primero la contraseña en Excel. El PDF lleva el nombre de tu libro.

La mayoría de los convertidores online suben tu libro a sus servidores y lo convierten allí. Excel a PDF no: la página carga el convertidor una vez y, a partir de ahí, tu navegador lee el libro y dibuja el PDF en tu propia computadora o celular. No se envía nada a ningún sitio y no hay que crear una cuenta.

Eso importa con las hojas de cálculo que más se convierten en PDF: presupuestos y cuentas, facturas y cotizaciones, listas de precios, planillas de sueldos e informes escolares o de proyectos. Al cerrar la pestaña, el libro y el PDF desaparecen de la memoria; nosotros no guardamos nada.