Word a PDF

La herramienta te ofrece dos formas de crear el PDF, porque cada una es mejor en algo. «Descargar PDF» crea el archivo al instante: cada página de la vista previa se captura como una imagen nítida y se convierte en una página del PDF, con el tamaño de página definido en Word. Se ve exactamente como la vista previa en cualquier dispositivo y funciona igual en todos los navegadores. Su texto, en cambio, forma parte de la imagen, así que no se puede seleccionar, copiar ni buscar.

«Imprimir → Guardar como PDF» abre la ventana de impresión de tu navegador con el documento listo, una hoja por página y sin el fondo gris de la vista previa. Elige «Guardar como PDF» (o «Microsoft Print to PDF») como impresora. El navegador escribe entonces un PDF con texto real: puedes seleccionarlo, copiarlo y buscar en él, y el archivo suele ser más liviano. Usa esta opción para documentos en los que otras personas van a buscar o copiar, como informes o currículums que envías a empresas.

El documento se reconstruye a partir del propio archivo de Word: los párrafos y sus estilos, la negrita y la cursiva, los colores, las listas, las tablas, las imágenes, los encabezados y pies de página, las notas al pie y las notas al final. Word solo guarda los saltos de página donde tú los pusiste, así que la herramienta también divide las páginas que quedarían demasiado largas y pasa los párrafos que no caben a una página nueva, con el mismo encabezado y pie de página. Una tabla o una imagen más alta que una página entera se mantiene en una sola pieza, en una página más larga.

El motor de diseño propio de Word no está disponible en un navegador, así que algunos documentos pueden variar un poco. Los cuadros de texto, SmartArt, las ecuaciones, los dibujos y otras funciones especiales de Word pueden verse distintos o quedar fuera, y si el documento usa una fuente que no está instalada en tu dispositivo, el navegador muestra una parecida, lo que puede mover un poco las líneas. Por eso primero aparece la vista previa: revísala y, si algo importa, ajusta el documento en Word y vuelve a convertirlo.

La herramienta abre archivos .docx, el formato que Word usa desde hace muchos años, y archivos .docm, el mismo formato con macros; las macros nunca se ejecutan. Los archivos .doc antiguos usan otro formato: ábrelos en Word, Google Docs o LibreOffice y guárdalos primero como .docx. Los archivos de Google Docs, LibreOffice, Pages y WPS Office también funcionan si los descargas o exportas como .docx.

Un documento de Word protegido con contraseña de apertura no se puede leer, porque su contenido está cifrado; quita primero la contraseña en Word. Los enlaces del documento solo se conservan si llevan a direcciones web o de correo; los demás tipos de enlace se quitan por seguridad. El PDF lleva el nombre de tu archivo de Word, así que «informe.docx» se convierte en «informe.pdf».

La mayoría de los convertidores online suben tu documento a sus servidores y lo convierten allí. Word a PDF no: la página carga el convertidor una vez y, a partir de ahí, tu navegador abre el archivo de Word, arma sus páginas y escribe el PDF en tu propia computadora o celular. No se envía nada a ningún sitio y no hay que crear una cuenta.

Eso importa con los documentos que más se convierten: currículums y cartas de presentación, contratos, facturas, trabajos del colegio o la universidad y cartas con datos personales. Al cerrar la pestaña, el documento desaparece de la memoria; nosotros no guardamos nada.