Word en PDF

L’outil vous propose deux façons de créer le PDF, car chacune est meilleure pour quelque chose. « Télécharger le PDF » crée le fichier tout de suite : chaque page de l’aperçu est capturée en image nette et devient une page du PDF, au format de page défini dans Word. Le résultat ressemble exactement à l’aperçu sur tous les appareils et fonctionne de la même façon dans tous les navigateurs. Son texte fait toutefois partie de l’image : il ne peut être ni sélectionné, ni copié, ni recherché.

« Imprimer → Enregistrer au format PDF » ouvre la fenêtre d’impression de votre navigateur avec le document prêt, une feuille par page et sans le fond gris de l’aperçu. Choisissez « Enregistrer au format PDF » (ou « Microsoft Print to PDF ») comme imprimante. Le navigateur écrit alors un PDF avec du vrai texte : vous pouvez le sélectionner, le copier et y faire des recherches, et le fichier est en général plus léger. Utilisez cette option pour les documents dans lesquels d’autres personnes chercheront ou copieront du texte, comme les rapports et les CV envoyés aux employeurs.

Le document est reconstruit à partir du fichier Word lui-même : les paragraphes et leurs styles, le gras et l’italique, les couleurs, les listes, les tableaux, les images, les en-têtes et pieds de page, les notes de bas de page et de fin. Word n’enregistre les sauts de page qu’aux endroits où vous les avez placés ; l’outil coupe donc aussi les pages qui seraient trop longues et fait passer les paragraphes qui ne tiennent plus sur une nouvelle page, avec le même en-tête et le même pied de page. Un tableau ou une image plus haut qu’une page entière reste d’un seul tenant, sur une page plus longue.

Le moteur de mise en page de Word n’existe pas dans un navigateur : certains documents peuvent donc légèrement différer. Les zones de texte, SmartArt, les équations, les dessins et d’autres fonctions particulières de Word peuvent s’afficher autrement ou être omis, et si le document utilise une police qui n’est pas installée sur votre appareil, le navigateur en affiche une proche, ce qui peut décaler un peu les lignes. C’est pourquoi l’aperçu vient d’abord : vérifiez-le et, si un détail compte, corrigez le document dans Word et convertissez-le à nouveau.

L’outil ouvre les fichiers .docx, le format qu’utilise Word depuis de nombreuses années, et les fichiers .docm, le même format avec des macros ; les macros ne sont jamais exécutées. Les anciens fichiers .doc utilisent un autre format : ouvrez-les dans Word, Google Docs ou LibreOffice et enregistrez-les d’abord en .docx. Les fichiers de Google Docs, LibreOffice, Pages et WPS Office fonctionnent aussi quand vous les téléchargez ou les exportez en .docx.

Un document Word protégé par un mot de passe à l’ouverture ne peut pas être lu, car son contenu est chiffré ; retirez d’abord le mot de passe dans Word. Les liens du document ne sont conservés que s’ils mènent à des adresses web ou e-mail — les autres types de liens sont supprimés par sécurité. Le PDF porte le nom de votre fichier Word : « rapport.docx » devient « rapport.pdf ».

La plupart des convertisseurs en ligne envoient votre document sur leurs serveurs pour le convertir. Word en PDF, non : la page charge le convertisseur une fois, puis votre navigateur ouvre le fichier Word, met ses pages en forme et écrit le PDF sur votre propre ordinateur ou téléphone. Rien n’est envoyé nulle part, et aucun compte n’est à créer.

C’est important pour les documents qu’on convertit le plus souvent : CV et lettres de motivation, contrats, factures, devoirs et travaux universitaires, courriers contenant des données personnelles. En fermant l’onglet, le document disparaît de la mémoire ; rien n’est conservé chez nous.