Word PDF 変換

PDF を作る方法はふたつあり、それぞれ得意なことが違います。「PDF をダウンロード」はすぐにファイルを作ります。プレビューの各ページをくっきりした画像として取り込み、Word で設定したページサイズのまま PDF のページにします。どの端末でもプレビューとまったく同じに見え、どのブラウザでも同じように動きます。ただし文字は画像の一部なので、選択、コピー、検索はできません。

「印刷 → PDF に保存」は、文書を準備した状態でブラウザの印刷画面を開きます。各ページを別々の用紙にし、プレビューの灰色の背景は付けません。プリンターには「PDF に保存」（または「Microsoft Print to PDF」）を選んでください。するとブラウザが本物の文字が入った PDF を書き出します。文字の選択、コピー、検索ができ、ファイルもたいてい小さくなります。報告書や、企業に送る履歴書など、ほかの人が検索したりコピーしたりする文書にはこちらを使ってください。

文書は Word ファイルそのものから組み立て直されます。段落とそのスタイル、太字と斜体、色、箇条書き、表、画像、ヘッダーとフッター、脚注と文末脚注です。Word は、自分で入れた位置にしか改ページを保存しないため、このツールは長くなりすぎるページも分け、入りきらない段落を、同じヘッダーとフッターの付いた新しいページに移します。ページ全体より高い表や画像は分けずに、長いページにそのまま載せます。

Word 自体のレイアウトの仕組みはブラウザでは使えないため、文書によっては少し違って見えることがあります。テキストボックス、SmartArt、数式、図形などの Word 特有の機能は、見え方が変わったり表示されなかったりすることがあります。また、文書がお使いの端末に入っていないフォントを使っている場合、ブラウザは似たフォントで表示するため、行の位置が少しずれることがあります。だからこそ、最初にプレビューが表示されます。確認して、気になるところがあれば Word で文書を直し、もう一度変換してください。

このツールが開けるのは、Word が長年使っている形式の .docx ファイルと、同じ形式にマクロが入った .docm ファイルです。マクロが実行されることはありません。古い .doc ファイルは別の形式なので、Word、Google ドキュメント、LibreOffice で開いて、先に .docx として保存してください。Google ドキュメント、LibreOffice、Pages、WPS Office のファイルも、.docx としてダウンロードまたは書き出せば使えます。

開くときにパスワードが必要な Word 文書は、内容が暗号化されているため読み込めません。先に Word でパスワードを解除してください。文書内のリンクは、Web サイトやメールアドレスへのものだけが残り、それ以外の種類のリンクは安全のために取り除かれます。PDF の名前は Word ファイルと同じになり、「report.docx」は「report.pdf」になります。

オンラインの変換ツールの多くは、文書をサーバーにアップロードしてそこで変換します。「Word PDF 変換」は違います。ページが変換用のプログラムを一度だけ読み込み、その後はブラウザが、お使いのパソコンやスマートフォンの上で Word ファイルを開き、ページをレイアウトし、PDF を書き出します。どこにも何も送られず、アカウントを作る必要もありません。

これは、よく変換される文書でとくに大切です。履歴書や送付状、契約書、請求書、学校や大学の課題、個人情報の入った手紙などです。タブを閉じると文書はメモリから消え、こちら側には何も保存されません。