Word से PDF

टूल PDF बनाने के दो तरीके देता है, क्योंकि हर तरीका किसी एक चीज़ में बेहतर है। “PDF डाउनलोड करें” तुरंत फ़ाइल बनाता है: प्रीव्यू का हर पेज एक साफ़ तस्वीर के रूप में लिया जाता है और Word में सेट पेज साइज़ के साथ PDF का एक पेज बनता है। यह हर डिवाइस पर बिल्कुल प्रीव्यू जैसा दिखता है और हर ब्राउज़र में एक जैसा काम करता है। लेकिन इसका टेक्स्ट तस्वीर का हिस्सा होता है, इसलिए उसे सिलेक्ट, कॉपी या सर्च नहीं किया जा सकता।

“प्रिंट → Save as PDF” आपके ब्राउज़र की प्रिंट विंडो खोलता है, जिसमें डॉक्यूमेंट तैयार होता है — हर पेज के लिए एक शीट और प्रीव्यू का धूसर बैकग्राउंड नहीं। प्रिंटर में “Save as PDF” (या “Microsoft Print to PDF”) चुनें। तब ब्राउज़र असली टेक्स्ट वाली PDF लिखता है: आप उसे सिलेक्ट, कॉपी और सर्च कर सकते हैं, और फ़ाइल आम तौर पर छोटी होती है। यह तरीका उन डॉक्यूमेंट के लिए इस्तेमाल करें जिनमें दूसरे लोग कुछ खोजेंगे या कॉपी करेंगे, जैसे रिपोर्ट और कंपनियों को भेजा जाने वाला बायोडाटा।

डॉक्यूमेंट सीधे Word फ़ाइल से दोबारा बनाया जाता है: पैराग्राफ़ और उनकी स्टाइल, बोल्ड और इटैलिक, रंग, लिस्ट, टेबल, इमेज, हेडर और फ़ुटर, फ़ुटनोट और एंडनोट। Word पेज ब्रेक सिर्फ़ वहीं सेव करता है जहाँ आपने उन्हें लगाया हो, इसलिए टूल उन पेजों को भी बाँटता है जो बहुत लंबे हो जाते, और जो पैराग्राफ़ नहीं समाते उन्हें उसी हेडर और फ़ुटर वाले नए पेज पर ले जाता है। पूरे पेज से ऊँची टेबल या तस्वीर एक ही टुकड़े में, एक लंबे पेज पर रहती है।

Word का अपना लेआउट इंजन ब्राउज़र में मौजूद नहीं है, इसलिए कुछ डॉक्यूमेंट थोड़े अलग दिख सकते हैं। टेक्स्ट बॉक्स, SmartArt, इक्वेशन, ड्रॉइंग और Word की दूसरी खास सुविधाएँ अलग दिख सकती हैं या छूट सकती हैं, और अगर डॉक्यूमेंट में ऐसा फ़ॉन्ट है जो आपके डिवाइस पर इंस्टॉल नहीं है, तो ब्राउज़र उससे मिलता-जुलता फ़ॉन्ट दिखाता है, जिससे लाइनें थोड़ी खिसक सकती हैं। इसीलिए पहले प्रीव्यू आता है: उसे देखें, और अगर कुछ ज़रूरी हो तो Word में डॉक्यूमेंट ठीक करके फिर से बदलें।

टूल .docx फ़ाइलें खोलता है, जो फ़ॉर्मैट Word कई सालों से इस्तेमाल करता है, और .docm फ़ाइलें, जो मैक्रो वाला वही फ़ॉर्मैट है; मैक्रो कभी नहीं चलाए जाते। पुरानी .doc फ़ाइलों का फ़ॉर्मैट अलग है: उन्हें Word, Google Docs या LibreOffice में खोलें और पहले .docx के रूप में सेव करें। Google Docs, LibreOffice, Pages और WPS Office की फ़ाइलें भी .docx के रूप में डाउनलोड या एक्सपोर्ट करने पर काम करती हैं।

जिस Word डॉक्यूमेंट को खोलने के लिए पासवर्ड चाहिए, वह पढ़ा नहीं जा सकता, क्योंकि उसका कंटेंट एन्क्रिप्टेड होता है; पहले Word में पासवर्ड हटाएँ। डॉक्यूमेंट के लिंक तभी रहते हैं जब वे वेबसाइट या ईमेल पते पर ले जाते हों — बाकी तरह के लिंक सुरक्षा के लिए हटा दिए जाते हैं। PDF का नाम आपकी Word फ़ाइल जैसा होता है, यानी “report.docx” से “report.pdf” बनती है।

ज़्यादातर ऑनलाइन कन्वर्टर आपका डॉक्यूमेंट अपने सर्वर पर अपलोड करके वहीं बदलते हैं। Word से PDF ऐसा नहीं करता: पेज कन्वर्टर को एक बार लोड करता है, और उसके बाद आपका ब्राउज़र आपके अपने कंप्यूटर या फ़ोन पर ही Word फ़ाइल खोलता है, उसके पेज तैयार करता है और PDF लिखता है। कुछ भी कहीं नहीं भेजा जाता, और कोई अकाउंट नहीं बनाना पड़ता।

यह उन डॉक्यूमेंट के लिए ज़रूरी है जिन्हें लोग सबसे ज़्यादा बदलते हैं: बायोडाटा और कवर लेटर, कॉन्ट्रैक्ट, इनवॉइस, स्कूल और कॉलेज का काम और निजी जानकारी वाली चिट्ठियाँ। टैब बंद करते ही डॉक्यूमेंट मेमोरी से चला जाता है; हमारी तरफ़ कुछ भी सेव नहीं होता।