PDF से Excel

PDF के अंदर असली टेबल नहीं होतीं — सिर्फ़ पेज पर रखे टेक्स्ट के टुकड़े होते हैं। कन्वर्टर टेक्स्ट की हर लाइन पढ़ता है और जहाँ दो शब्दों के बीच की जगह से ज़्यादा फ़ासला होता है, वहाँ उसे सेल में बाँटता है। फिर वह पेज की सभी पंक्तियों में सेल को कॉलम में सीधा करता है, ताकि दाईं ओर लिखी रकम भी ऊपर और नीचे की रकम वाले उसी कॉलम में आए।

बदलने से पहले प्रीव्यू पहले चुने गए पेज की टेबल दिखाता है: कितनी पंक्तियाँ और कॉलम मिले, और उनमें से शुरुआती। हर पेज को उसके नाम वाली अलग शीट में पाने के लिए “हर पेज की अलग शीट” चुनें, या कई पेजों तक चलने वाले लंबे स्टेटमेंट के लिए “सभी पेज एक शीट में”। जिन पेजों पर आप क्लिक करते हैं वे छूट जाते हैं, जो कवर पेज या नोट्स वाले पेज के लिए काम का है।

हर वह सेल जो रकम जैसी दिखती है, असली नंबर के रूप में सेव होती है, इसलिए टोटल, सॉर्टिंग और फ़ॉर्मूले तुरंत काम करते हैं। टूल हज़ार और दशमलव के निशान सभी आम तरीकों में समझता है — अंग्रेज़ी वाला 1,234.50, यूरोप के कई देशों वाला 1.234,50, लाख वाला भारतीय तरीका 1,23,456.50, और स्पेस वाला 1 234,50 — साथ ही नंबर से पहले या बाद में करेंसी का निशान, -12 या ब्रैकेट में (12.00) जैसी माइनस रकम, और 15% जैसे प्रतिशत, जो 0.15 बनकर प्रतिशत के रूप में दिखते हैं।

जो चीज़ें बस नंबर जैसी दिखती हैं, वे टेक्स्ट रहती हैं: शुरुआत में शून्य वाले कोड, जैसे खाता या प्रोडक्ट नंबर, तारीख़ें और फ़ोन नंबर। रकम का नंबर फ़ॉर्मैट उतने ही दशमलव अंकों और हज़ार के निशान के साथ बना रहता है, और Excel उसे आपके अपने कंप्यूटर की क्षेत्रीय सेटिंग के हिसाब से दिखाता है।

सीधी-सादी टेक्स्ट पंक्तियों वाली टेबल सबसे अच्छी बदलती हैं: बैंक और कार्ड स्टेटमेंट, बिल, रेट लिस्ट, टाइम टेबल और रिपोर्ट। जिस सेल का टेक्स्ट PDF में दूसरी लाइन पर चला जाता है, वह दूसरी पंक्ति बन जाती है, क्योंकि हर लाइन अलग से पढ़ी जाती है; ज़रूरत हो तो Excel में ऐसी सेल जोड़ लें। टेबल के ऊपर या नीचे के शीर्षक और नोट्स अपनी अलग पंक्तियाँ बनते हैं, जिन्हें आप मिटा सकते हैं।

स्कैन की हुई PDF में टेक्स्ट नहीं, टेक्स्ट की तस्वीरें होती हैं, इसलिए पढ़ने को कुछ नहीं होता; जिस पेज पर टेक्स्ट नहीं है, प्रीव्यू बता देता है। ऐसी PDF को पहले PDF OCR से सर्च करने लायक बनाएँ, फिर नतीजे को बदलें। पासवर्ड वाली PDF को पहले PDF अनलॉक करें से अनलॉक करना होता है।

ज़्यादातर ऑनलाइन कन्वर्टर आपकी PDF अपने सर्वर पर अपलोड करके वहीं बदलते हैं। PDF से Excel ऐसा नहीं करता: पेज कन्वर्टर को एक बार लोड करता है, और उसके बाद आपका ब्राउज़र आपके अपने कंप्यूटर या फ़ोन पर ही PDF पढ़ता है और स्प्रेडशीट लिखता है। कुछ भी कहीं नहीं भेजा जाता, और कोई अकाउंट नहीं बनाना पड़ता।

यह उन डॉक्यूमेंट के लिए ज़रूरी है जिन्हें लोग सबसे ज़्यादा Excel में डालते हैं: बैंक और कार्ड स्टेटमेंट, सैलरी स्लिप, बिल और टैक्स के कागज़। टैब बंद करते ही PDF और स्प्रेडशीट मेमोरी से चली जाती हैं; हमारी तरफ़ कुछ भी सेव नहीं होता।