Excel en PDF

Le problème le plus courant à l’impression d’une feuille de calcul, c’est la colonne qui se retrouve seule sur une deuxième page. Avec « Ajuster les colonnes à la page », le réglage par défaut, chaque feuille choisie est mise à l’échelle pour que toutes ses colonnes tiennent dans la largeur de la page. Avec l’orientation automatique, une feuille plus large qu’une page en portrait reçoit une page en paysage, pour que le texte reste aussi grand que possible ; vous pouvez aussi mettre toutes les pages en portrait ou en paysage. « Taille réelle » garde au contraire les dimensions d’Excel, et les colonnes qui ne tiennent pas continuent sur des pages supplémentaires, de gauche à droite.

« Répéter la première ligne sur chaque page » place la ligne d’en-tête en haut de chaque nouvelle page : une longue liste reste lisible une fois imprimée. Le quadrillage dessine les fines lignes entre les cellules, comme à l’écran ; désactivez-le pour un rendu plus net quand la feuille a ses propres bordures. Chaque page porte en bas un petit libellé avec le nom de la feuille et le numéro de page.

Les valeurs s’affichent comme dans Excel : séparateurs de milliers, décimales, pourcentages, symboles monétaires et dates. Pour les formules, le PDF montre la dernière valeur calculée enregistrée dans le fichier. Le gras et l’italique, les couleurs de police, les remplissages, les bordures, l’alignement et les cellules fusionnées sont conservés, et un texte long déborde sur les cellules vides à droite, comme dans Excel. Les feuilles, lignes et colonnes masquées restent masquées.

Certains éléments ne sont pas encore convertis : les graphiques, images et formes du classeur sont laissés de côté, et le PDF utilise des polices standard au lieu des polices du classeur. Le texte en anglais et dans les langues d’Europe occidentale est écrit en Helvetica, et le texte en japonais, en hindi et en russe en Noto Sans, que le convertisseur ne charge que quand une feuille contient un tel texte. Les caractères qu’aucune police d’ici ne contient, comme les emojis, l’arabe ou le grec accentué, apparaissent comme un point d’interrogation ; la fenêtre de téléchargement les liste. Pour ces feuilles, utilisez « Enregistrer au format PDF » dans Excel ou « Télécharger au format PDF » dans Google Sheets.

L’outil ouvre les fichiers .xlsx, le format qu’utilise Excel depuis de nombreuses années, et les fichiers .xlsm, le même format avec des macros ; les macros ne sont jamais exécutées. Les anciens fichiers .xls utilisent un autre format : ouvrez-les dans Excel, Google Sheets ou LibreOffice Calc et enregistrez-les d’abord en .xlsx. Les feuilles de Google Sheets, LibreOffice et Numbers fonctionnent aussi une fois téléchargées ou exportées en .xlsx.

Toutes les feuilles non masquées sont listées avec leur nombre de lignes, et toutes sont cochées ; décochez celles que vous ne voulez pas dans le PDF. Chaque feuille choisie commence sur une nouvelle page. Un classeur protégé par un mot de passe à l’ouverture ne peut pas être lu, car son contenu est chiffré ; retirez d’abord le mot de passe dans Excel. Le PDF porte le nom de votre classeur.

La plupart des convertisseurs en ligne envoient votre classeur sur leurs serveurs pour le convertir. Excel en PDF, non : la page charge le convertisseur une fois, puis votre navigateur lit le classeur et dessine le PDF sur votre propre ordinateur ou téléphone. Rien n’est envoyé nulle part, et aucun compte n’est à créer.

C’est important pour les feuilles qu’on transforme le plus souvent en PDF : budgets et comptes, factures et devis, listes de prix, états de paie et rapports scolaires ou de projet. En fermant l’onglet, le classeur et le PDF disparaissent de la mémoire ; rien n’est conservé chez nous.